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Office Manager*in / Administrative Assistenz (m/w/d) in der Wissenschaft
Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung
Jena (DE)
Aktualität: 28.06.2024
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28.06.2024, Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung
Jena (DE)
Office Manager*in / Administrative Assistenz (m/w/d) in der Wissenschaft
Ihre Aufgaben:
· Administrative Unterstützung der Institutsleitung sowie von zwei internationalen Arbeitsgruppen in den Feldern Ökologie und Evolution der Moose und Digital Collectomics und dem Herbarium Haussknecht in einem neu etablierten Institut
· Allgemeine organisatorische und administrative Assistenzaufgaben in deutscher und englischer Sprache (Bestellwesen, Finanzverwaltung, Budgetmonitoring, Reiseorganisation inkl. Abrechnung, Terminverwaltung, Unterstützung bei Vertragserstellungen und Ausschreibungen, Kommunikation mit der Verwaltung in Frankfurt)
· Pflege von verschiedenen Datenbanken, Reportings sowie der Homepage
· Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen inkl. Unterstützung bei der Erstellung von Sitzungs- und Präsentationsunterlagen
Das bringen Sie mit:
- Eine erfolgreiche abgeschlossene Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär*in oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich oder Sekretariat oder im administrativen Bereich, idealerweise in einem wissenschaftlichen Umfeld
- Gute IT-Kenntnisse (MS Office, gängige Datenbanken)
- SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
- Sichere Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Selbstständiges, strukturiertes und lösungsorientiertes Arbeiten in einem komplexen Arbeitsumfeld
- Interkulturelle Kompetenz und Aufgeschlossenheit
- Hohes Maß an Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit
(mind. 75%)
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