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Mitarbeiterin (m/w/d) für das Vorstandssekretariat
Landesverein für Innere Mission in Schleswig-Holstein
Rickling (DE)
Aktualität: 18.09.2024
Anzeigeninhalt:
18.09.2024, Landesverein für Innere Mission in Schleswig-Holstein
Rickling (DE)
Mitarbeiterin (m/w/d) für das Vorstandssekretariat
Aufgaben:
- Wahrnehmung der Aufgaben im Frontoffice des Vorstandsbereichs:
1. Entgegennahme von Anfragen/Terminanfragen (Büro-Tresen, Post, Telefon und Mail) sowie deren Direktbearbeitung oder zielgerichtete Weiterleitung
2. Empfang und Betreuung von Gästen, Kundinnen, Geschäftspartnerinnen
3. Effizientes Termin- und Raummanagement mit rollierender Überprüfung verschiedener Aspekte, sowie Informations- und Dokumentationsmanagement
- Erstellen von Tagesmappen und Wiedervorlagen für die Vorstandsmitglieder
- Unterstützung der Vorstandsassistent*innen bei allgemeinen Büroaufgaben (Serienbriefe, Postbearbeitung, Datenpflege, Unterschriftenmappen, Archivierung, Ablage)
- Unterstützung der Vorstandsassistent*innen bei Sonderaufgaben & Projekten sowie der Organisation von Veranstaltungen
Qualifikationen:
- Eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r
- Idealerweise haben Sie bereits Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation, Terminmanagement und Sekretariat
- Sicheren Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel, Outlook)
- Freundliches Auftreten und sicherer Umgang mit Gästen, Kundinnen, Geschäftspartnerinnen und Kolleg*innen
- Lernbereitschaft und Teamfähigkeit
- Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise
- Flexibilität und Belastbarkeit auch in Stresssituationen
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