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Leitung (w/m/d) der Post- und Scanstelle
Stadtverwaltung Koblenz
Koblenz am Rhein (DE)
Aktualität: 24.10.2024
Anzeigeninhalt:
24.10.2024, Stadtverwaltung Koblenz
Koblenz am Rhein (DE)
Leitung (w/m/d) der Post- und Scanstelle
Aufgaben:
- Fachliche und organisatorische Leitung der Post- und Scanstelle
- Organisation und Koordination der gesamten Postbearbeitung (Ein- und Ausgangspost) der Stadtverwaltung
- Steuerung und Überwachung der digitalen Erfassung und Weiterverarbeitung von Dokumenten (Scanning und digitale Archivierung)
- Sicherstellung der ordnungsgemäßen und fristgerechten Verteilung von internen und externen Dokumenten
- Planung und Optimierung der Arbeitsabläufe im Bereich der Post- und Dokumentenverarbeitung
- Verantwortung für die Verwaltung und Pflege der eingesetzten technischen Systeme und Geräte (z. B. Scanner, Frankiermaschine)
- Überwachung und Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsstandards bei der Bearbeitung von vertraulichen Dokumenten
- Einführung von neuen digitalen Prozessen im Rahmen der Postbearbeitung und Dokumentenverarbeitung
- Mitarbeit an Projekten zur weiteren Digitalisierung und Optimierung der Post- und Scanprozesse
Qualifikationen:
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d) oder erfolgreich abgeschlossener Angestelltenlehrgang I (Verwaltungsfachkraft (w/m/d))
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der Postbearbeitung, Dokumentenverwaltung oder Scanstelle, idealerweise im öffentlichen Dienst
- Kenntnisse im Umgang mit modernen Post- und Scan-Systemen sowie der digitalen Dokumentenverwaltung
- Führungserfahrung ist von Vorteil
- Organisationsstärke, Verantwortungsbewusstsein und eine serviceorientierte Arbeitsweise
- Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office und Dokumentenmanagement-Systemen
- Ausgeprägte methodische und organisatorische Fähigkeiten
- interdisziplinäre Fähigkeiten in der schnittstellenübergreifenden Zusammenarbeit mit internen Organisationseinheiten und externen Stellen
- selbstständige, verantwortungsbewusste, erfolgs- und ergebnisorientierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke
- Hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
- Teamfähigkeit
- Flexibilität
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