- eigenständige Führung und Koordination des Sekretariats der gesamten Betriebsgruppe (Bindeglied zwischen Mitarbeitern und Führungsmannschaft, mehr als 40 Anlagen und 260 Mitarbeiter) - vollumfängliche Organisation von Terminen unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen, Planung regelmäßiger Meetings (z.B. Jour Fixe) und Kundenbesuche - Koordination, Abwicklung und Abrechnung sämtlicher Reiseaktivitäten (national und international) unter Berücksichtigung der Richtlinien und Vorschriften - Bearbeitung der Korrespondenzen (national und international) und eingehenden Mails nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, sowie die Organisation und Aufbereitung des Schriftverkehrs - Controlling der Kostenstelle inkl. Durchführung von SAP-Analysen, sowie Rechnungsprüfung und - bearbeitung und Erstellung von elektronischen Zahlungsaufträgen - Erstellen von Präsentationen, Diagrammen und Grafiken in deutsch und englisch - Unterstützung bei der Betreuung neuer Mitarbeiter - Pflege und Aktualisierung der Organigramme - Bestellabwicklung und Bearbeitung von Reklamationen in SAP (R11 und Ariba) - monatliche Aufbereitung der Energiedaten - Unterstützung bei der Vorbereitung von Audits und Planung von internen Begehungen - Verwaltung aller notwendigen Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen im Fachbereich - Zusammenstellung des Monatsabschlusses in Bezug auf USGQ und Überarbeitung des Gefahrstoffkatasters - Vorbereitung mittelmäßig komplexer Dokumente mit Hilfe einer Vielzahl von Computeranwendungen wie Microsoft Office - Erstellung, Aktualisierung und Bereitstellung von Best-Practice-Unterstützung für MS-Dokumente, Datenbanken und andere Abteilungssysteme - Organisation des eigenen Arbeitsplans und ggfls. Zuweisung kurzfristiger Aufgaben an Dritte Anforderungen: - erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung - langjährige Berufserfahrung als Assistenz - versierter Umgang am Bildschirmarbeitsplatz, vor allen Dingen mit MS Office Applikationen und SAP - sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift