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herzliche wie engagierte Team- und Office-Assistenz gesucht (m/w/d)
WAXTUM500 GmbH
Dresden (DE)
Aktualität: 16.04.2024
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16.04.2024, WAXTUM500 GmbH
Dresden (DE)
herzliche wie engagierte Team- und Office-Assistenz gesucht (m/w/d)
- pragmatisches, effizientes und effektives Büro-Management
- kollegiale Zusammenarbeit mit Deiner Kollegin - ihr seid ein Team
- erster Ansprechpartner für alle Kolleginnen und Kollegen sowie unsere Gäste
- Unterstützung unserer Kolleginnen und Kollegen in organisatorischen Belangen
- Bearbeitung des Post- und E-Mail-Eingangs (Posteingangsbuch)
- professionelle und zuverlässige Abwicklung von Schriftverkehr
- Digitalisierung, Bereitstellung und Ablage von Rechnungen und anderen Dokumenten
- Controlling und Budgetplanung, Erstellung von Übersichten
- Kommunikation mit unserem Steuer- und Lohnbüro
- Abstimmung mit Dienstleistern wie Geschäftspartnern, Beratern, Hausmeister, Brandschutzfirmen
- Gästebetreuung und -bewirtung
- Auslösen, Bearbeiten und Prüfen von Bestellungen (Einkauf)
- Archiv- und Inventarpflege
- Personaladministration und Re-Location-Unterstützung
- Vorbereitung, Bereitstellung und Pflege von Geheimhaltungs- und Datenschutzvereinbarungen, Vertragsentwürfen und Verträgen
- Vorbereitung, Organisation und Protokollierung von Terminen, Gesprächen und Verhandlungen
- Sicherstellung der Einhaltung von Terminen und Vereinbarungen
- Gewährleistung der Bearbeitung aller wesentlichen Aspekte im Sinne des Unternehmens
Bist Du jemand, der Abwechslung liebt und mit Eigenverantwortung und Freiräumen sehr gut umgehen kann?
- sehr flachhierarchisch
- Eigenverantwortung
- Hands-On-Mentalität
- Lösungsorientierung
- Einsatzbereitschaft
- Teamplay & Kollegialität
- Offenheit und Internationalität
- eine kaufmännische Ausbildung
- Freude und Empathie im Umgang mit Menschen und Organisationen
- Expertise als Assistenz oder Office Manager/in oder einer vergleichbaren Funktion
- Geschick, Routine und Sorgfalt in der Büro- und Team-Organisation
- belastbare Erfahrungen mit administrativen und buchhalterischen Vorgängen
- sicherer Umgang mit gängigen Software-Lösungen wie Word und insbesondere Excel
- Erfahrungen in der Nutzung von DATEV Unternehmen online sind von Vorteil
- Professionalität in der Kommunikation mit internen Kollegen und externen Dritten
- einwandfreie Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift, solides Englisch (kommunikationssicher)
- sehr gute Erreichbarkeit innerhalb unserer Kernarbeitszeiten (Mo-Fr, 8 bis 16 Uhr)
- intrinsische Motivation
- Lösungsorientierung im Umgang mit Menschen und Herausforderungen
- Flexibilität und Agilität (proaktives Mitdenken und Vorbereiten)
- Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit
- Verschwiegenheit und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen und Daten
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