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Fachassistenz (m/w/d) im Abteilungssekretariat
Handwerkskammer Berlin
Berlin (DE)
Aktualität: 09.11.2024
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09.11.2024, Handwerkskammer Berlin
Berlin (DE)
Fachassistenz (m/w/d) im Abteilungssekretariat
Aufgaben:
- Sie erledigen eigenständig Sekretariatsaufgaben (z. B. externe und interne Korrespondenz; Organisation, Koordination, Nachhalten von in- und externen Terminen; Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen; Erstellung von Protokollen; Unterstützung bei kaufmännischen Prozessen)
- Sie übernehmen den Erstkontakt am Telefon und leiten mögliche Anfragen an die zuständigen Ansprechpartner*innen weiter
- Sie sichten E-Mail-Anfragen und stellen diese den Fachbereichen zur abschließenden Bearbeitung zur Verfügung
- Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei inhaltlichen Aufgabenstellungen (z. B. Erstellen von Präsentationen, Listen usw.) und die Fachbereiche bei administrativen Tätigkeiten (z. B. Bearbeitung des Postein- und ausgangs, scannen, Dateneingaben, Organisation von Veranstaltungen usw.)
- Sie wirken bei Prozessen des Qualitätsmanagements mit
- Sie sind Auskunftsstelle für Mitarbeiter*innen und Kund*innen
- Sie führen die elektronische Akten- und Dokumentenverwaltung durch
Qualifikationen:
Sie sind kommunikationsstark und eine erfolgreiche Teamarbeit ist Ihnen sehr wichtig? Sie strukturieren Ihre Arbeit selbständig, behalten auch unter stressigen Arbeitsbedingungen den Überblick und können sich für Organisationsaufgaben begeistern? Sie sind engagiert und finden immer den richtigen, verbindlichen Ton im Umgang mit unseren Kunden? Sie sind genau richtig bei uns!
- Sie verfügen über einen kaufmännischen oder vergleichbaren Abschluss
- Erfahrungen als Assistenz in einem Sekretariat sind wünschenswert
- Sie haben idealerweise Erfahrung in der Zusammenarbeit mit kleinen und mittelständischen Betrieben sowie Organisationen des Handwerks (z. B. Innungen) im Bereich der Berufsbildung
- Sie besitzen nachweislich sehr gute EDV-Kenntnisse (Arbeit mit einer Verwaltungssoftware, MS Office für Windows, Internet)
- Sie arbeiten korrekt, ergebnisorientiert und haben Durchsetzungsvermögen
- Sie zeichnet eine schnelle Auffassungsgabe und eine gute Leistungs- und Lernbereitschaft aus
- Sie verfügen über verhandlungssichere Deutschkenntnisse (C1-Niveau oder höher) für die tägliche Kommunikation und schriftliche Korrespondenz
- Idealerweise bringen Sie Englischkenntnisse auf B1-Niveau mit
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