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Bürosachbearbeiter (m/w/d) für das Referat Öffentlichkeitsarbeit in einer deutschen Bundesbehörde
I. K. Hofmann GmbH
Berlin (DE)
Aktualität: 25.06.2024
Anzeigeninhalt:
25.06.2024, I. K. Hofmann GmbH
Berlin (DE)
Bürosachbearbeiter (m/w/d) für das Referat Öffentlichkeitsarbeit in einer deutschen Bundesbehörde
Ihre Aufgaben:
- Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen am Standort Berlin
- Annahme von Anfragen zu Veranstaltungen (intern und extern) und Auskunftserteilung
- Planung und Vorbereitung von Besuchen und Fachtagungen, einschließlich Erstellung von Programmabläufen und Gästelisten, Organisation von Fahrdiensten, Reservierung und Ausstattung von Räumen, Einholung von Catering-Angeboten sowie Betreuung von Gästen und Besuchergruppen
- Sicherstellung der Einhaltung des Protokolls bei Veranstaltungen, Besuchen und Korrespondenz
- Recherche von inhaltlichen Informationen für Besuche und Veranstaltungen sowie Zusammenstellung von Informationsmaterial
- Bereitstellung von Werbeartikeln, Überwachung und Verwaltung des Bestands
- Übernahme von Fototerminen und sowie einfache Bearbeitung von Fotos und Grafiken
- Belegungsmanagement der Besprechungs- und Veranstaltungsräume vor Ort (u.a. Beratung und Annahme zu Raumbuchungen, Pflege des Raumbuchungssystems, Koordination von externen Dienstleistenden im Bereich Technik bzw. bei Auf- und Umbaumaßnahmen)
Das bringen Sie mit:
Sie sind ein Organisationstalent mit kommunikativem Geschick und suchen nach einer abwechslungsreichen Herausforderung in einem dynamischen Umfeld?
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung, idealerweise mit dem Berufsabschluss Veranstaltungskaufmann oder -kauffrau
- Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen, Messen und Events ist von Vorteil
- Vorzugsweise Berufserfahrung im Bereich der öffentlichen Verwaltung
- Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, präzise Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit
- Service-Orientierung und hohe Flexibilität, einschließlich der Bereitschaft zur Teilnahme an bis zu zwanzig Abendveranstaltungen und zwei Wochenendveranstaltungen pro Jahr
- Bereitschaft zur Durchführung einer einfachen Sicherheitsüberprüfung (SÜ1) gemäß § 5 AsylG in Verbindung mit § 8 SÜG
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