Informationen zur Anzeige:
Bürosachbearbeiter/in und zweite Vorzimmerkraft im Ministerbüro (w/m/d)
Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport Land Thüringen
Erfurt (DE)
Aktualität: 10.01.2025
Anzeigeninhalt:
10.01.2025, Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport Land Thüringen
Erfurt (DE)
Bürosachbearbeiter/in und zweite Vorzimmerkraft im Ministerbüro (w/m/d)
Aufgaben:
- Vorzimmerkraft im Ministerbüro
- Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung, Ablage
- Mitarbeit bei der Terminvorbereitung, Terminkoordinierung und -überwachung
- allgemeine Büroorganisation, Schreibtätigkeiten und Korrespondenzen
- Veranstaltungsorganisation: Planung, Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, Sitzungen, Telefonkonferenzen und sonstigen Terminen
- Erarbeitung von Stellungnahmen für Ehrungen und Ordensangelegenheiten
- Bearbeitung von Schirmherrschaften für Herrn Minister
- Büromaterialbeschaffung
- Unterstützung der Pressearbeit (Überwachung und Pflege des Pressestellen-E-Mail Postfach, E-Mail Versand von Pressemitteilungen, Aufnahme neuer Meldungen in den Verteiler, Vorbereitung und Versand der Öffentlichkeitstermine)
- Belegerfassung im HAMASYS, Mitwirkung bei der Haushaltsplanaufstellung im Bereich MB 2, Meldung der Künstlersozialabgabe
- Erstellung Newsletter des TMBWK
- Erteilung von mündlichen (insbesondere telefonischen) Auskünften im Kontext von Veranstaltungen und Öffentlichkeitsarbeit
- Koordination des elektronischen Bestellsystems für TMBWK-Publikationen sowie die Herausgabe und den Versand von Werbemitteln
- eigenständige Vorbereitung von Formblättern für die Zeichnungsbefugnis für den Leitungsbereich.
Qualifikationen:
- Die Ausschreibung richtet sich ausschließlich an Bewerberinnen und Bewerber, die eine abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement mit der Wahlqualifikation »Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement« oder »Assistenz und Sekretariat« oder »Öffentliche Finanzwirtschaft« oder »Verwaltung und Recht« oder die Laufbahnbefähigung des mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienstes vorweisen können.
- vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit mindestens einjähriger Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
- Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r
- Justizfachangestellte/r.
- freundliches und verbindliches Auftreten bei besten Umgangsformen, gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
- Organisationsgeschick, sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit und Flexibilität
- Erfahrungen im Umgang mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen, bevorzugt mit dem Programm VIS-kompakt
- Kenntnisse in der Struktur des TMBWK und der Thüringer Landesverwaltung
- Bereitschaft, auch bei hohem Arbeitsaufkommen über die normale Arbeitszeit hinaus Dienst zu leisten
- sehr gute schreibtechnische Fähigkeiten und Kenntnisse sowie sicherer Umgang mit dem PC
- Team- und Kommunikationsfähigkeit und
- Bereitschaft zur Qualifizierung und Fortbildung.
Unser Kontakt:
Https://karriere.thueringen.de/Stellenangebote/buerosachbearbeiter-in-und-zweite-vorzimmerkraft-des-ministers-im-tmbwk (https://karriere.thueringen.de/Stellenangebote/buerosachbearbeiter-in-und-zweite-vorzimmerkraft-des-ministers-im-tmbwk)
Weitere Informationen:
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter. Männer sind im ausgeschriebenen Bereich unterrepräsentiert und daher besonders aufgefordert sich zu bewerben.
Die Bewerber (m/w/d) erklären sich mit der Einsichtnahme in die Bewerbungsunterlagen einverstanden und stimmen der vorübergehenden Speicherung ihrer Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens zu. Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, werden nicht erstattet.
Ihre Bewerbungsdaten werden durch das TMBWK im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Thüringer Datenschutzgesetz verarbeitet. Eine entsprechende Information gemäß Art. 13 DSGVO zur Erhebung personenbezogener Daten für Stellenbesetzungsverfahren finden Sie unter www.tmbwk.de/stellen (http://www.tmbjs.de/stellen) .
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