Büroorganisation und allgemeine Verwaltung Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei administrativen Aufgaben Entlastung der Vorgesetzten hinsichtlich Routine-Aufgaben Unterstützung des operativen Tagesgeschäftes Verwaltung von Büroressourcen (Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Organisation von Wartungsarbeiten) Verantwortung für die Strukturierung und Optimierung von Abläufen und Prozessen Sicherstellung der Sauberkeit und des professionellen Erscheinungsbildes des Büros Empfang von Besuchern Botengänge 2. Terminkoordination und Kalenderverwaltung Koordination und Verwaltung von Terminen für das Team/oder das Management Organisation von Besprechungen, inklusive Vorbereitung von Konferenzräumen und Bereitstellung der notwendigen Materialien Kommunikation und Korrespondenz Bearbeitung von eingehenden Anrufen, E-Mails und Postsendungen Pflege von professionellen Beziehungen zum Netzwerk des Unternehmens, Lieferanten, Geschäftspartnern Erstellung und Bearbeitung von geschäftlichen Dokumenten Überwachung von Urlaubstagen Veranstaltungsplanung und -organisation Organisation von Firmenveranstaltungen, wie Meetings, Team-Events, Geschäftsreisen, Schulungen 3. Rechnungs- und Finanzverwaltung Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, Ausgaben und Budgetüberwachung Vorbereitung und Belegen von Abrechnungen/Rechnungen 4. IT und technische Unterstützung Sicherstellen, dass die Bürotechnik (Drucker, Telefone, Computer) reibungslos funktioniert und technische Probleme schnell gelöst werden Koordination mit externen IT-Dienstleistern Betreuung von Mietern und Mietanfragen, einschließlich der Korrespondenz und Telefonate Unterstützung bei der Erstellung von Mietverträgen, Mietanpassung und Abrechnungen Pflege und Verwaltung von Mieterdaten Unterstützung bei der Nebenkostenabrechnung sowie Überwachung und Verwaltung von Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen