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Beschäftigte*r im Büro der Vizepräsident*innen und des*der Präsident*in (m/w/d) Kz.: 682/24
Universität der Künste Berlin
Berlin (DE)
Aktualität: 26.04.2024
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26.04.2024, Universität der Künste Berlin
Berlin (DE)
Beschäftigte*r im Büro der Vizepräsident*innen und des*der Präsident*in (m/w/d) Kz.: 682/24
Übernahme aller Sekretariatsaufgaben im Büro desder Vizepräsidentinnen und anteilig im Rahmen einer Vertretungsregelung im Büro desder Präsidentin, darunter:
allgemeine Sekretariatsaufgaben vor allem Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung von Terminen)
Bearbeitung des Postein- und -ausgangs (auch digital) inkl. vertraulicher Korrespondenz (teils in englischer Sprache)
Entgegennahme und (Weiter-)Vermittlung von Telefonaten (teils in englischer Sprache)
Vorbereitung (inklusive Bewirtung), Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen
Schriftgutverwaltung, inkl. Führen der Wiedervorlage und Ablage von Unterlagen
Informationsbeschaffung, Recherche und Aufbereitung von Themen, vor allem mit Blick auf die Ressortzuständigkeit desder Vizepräsidentinnen
Dienstreiseorganisation inkl. Abrechnung und Buchung
Verwaltung und Beschaffung von Büromaterialien und Büroausstattung
enge Zusammenarbeit mit dem Büro desder Kanzlerin; bedarfsweise Vertretungsübernahme in Abwesenheit des Sekretariats desder Kanzlerin
abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Abschluss des Verwaltungslehrgangs I, gleichwertige abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
gute allgemeine Verwaltungs- und Universitätsverwaltungskenntnisse bzw. die Bereitschaft, sich umfassend einzuarbeiten
Kenntnisse der BerlHG und vergaberechtlicher Bestimmungen sowie der Hochschulstruktur und Zuständigkeitsregelungen sind wünschenswert
nachgewiesene Kompetenz in effizienter und flexibler Büroorganisation und Informationsbearbeitung
souveränes, professionelles sowie ein sicheres und gewinnendes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Gästen
engagierte und leistungsbereite Persönlichkeit, hohe Belastbarkeit und Flexibilität
routinierter Umgang mit gängigen MS-Office-Produkten
sehr gute Deutsch-, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
gutes schriftliches Ausdrucksvermögen
Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und Teamkompetenz
Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, besonderes Maß an Loyalität, Diskretion
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