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Back Office Specialist (m/w/d) - Lizenzmanagement
ETA Personal GmbH
Stuttgart (DE)
Aktualität: 10.01.2025
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10.01.2025, ETA Personal GmbH
Stuttgart (DE)
Back Office Specialist (m/w/d) - Lizenzmanagement
Über uns:
Die ETA Personal GmbH
Die ETA Personal GmbH ist ein führender Personaldienstleister, der sich auf die Vermittlung hochqualifizierter Fachkräfte in den Bereichen Ingenieurwesen, IT, Energieinfrastruktur, Automobil und Automation spezialisiert hat. Mit einem klaren Fokus auf den deutschen Markt und einem internationalen Netzwerk suchen wir weltweit nach Top-Talenten, die den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen unserer Kunden gerecht werden. Unsere Expertise und Branchenkenntnis ermöglichen es uns, maßgeschneiderte Lösungen zu bieten und passgenaue Fachkräfte zu identifizieren und erfolgreich zu platzieren. ETA Personal GmbH ist Ihr zuverlässiger Partner für die Rekrutierung von Experten, die Herausforderungen meistern und Innovationen in High-Tech-Sektoren vorantreiben.
Aufgaben:
- Wir suchen für einen unserer namhaften Kunden in der Arbeitnehmerüberlassung eine engagierte und kompetente Verstärkung im Bereich Lizenzmanagement. Als Back Office Specialist (m/w/d) übernehmen Sie abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben, wie die eigenständige Verwaltung von E-Mail-Postfächern, die Bearbeitung von IT-Tickets sowie die effiziente Organisation von Terminen und Veranstaltungen. Sie tragen maßgeblich dazu bei, den reibungslosen Ablauf des Lizenzmanagements sicherzustellen und Ihre Kollegen tatkräftig zu unterstützen.
- E-Mail-Postfachverwaltung: Eigenverantwortliche Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs und Bearbeitung eingehender Anfragen.
- IT-Ticketmanagement: Selbstständige Organisation, Kategorisierung und Bearbeitung von IT-Tickets im internen System.
- Termin- und Eventorganisation: Proaktive Planung und Durchführung von Terminen und Veranstaltungen, inklusive Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Gästen und externen Dienstleistern.
- Intranet-Pflege: Verantwortung für den Intranet-Auftritt des Teams und Pflege relevanter Inhalte.
- Meeting-Vorbereitung und Nachverfolgung: Effiziente Vorbereitung und Nachverfolgung von Terminen, inkl. Dokumentation und Umsetzung offener Punkte.
- Protokolle und Entscheidungsvorlagen: Erstellung von Protokollen, Berichten und Entscheidungsvorlagen.
- Vertragsverwaltung und Reporting: Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister und Erstellung von regelmäßigen Reports.
- Datenpflege im Lizenzmanagement-Tool: Pflege und Aktualisierung der Daten im zentralen Lizenzmanagement-Tool.
- Koordination der Schriftgutverwaltung: Organisation der Übergabe von Dokumenten zur Unterschrift und Koordination mit den zuständigen Abteilungen.
- Projekt- und Organisationsaufgaben: Unterstützung bei verschiedenen Projekten und organisatorischen Aufgaben im Team.
Qualifikationen:
- Ausbildung und Studium: Abgeschlossenes Bachelor-Studium der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder einer vergleichbaren Fachrichtung oder eine kaufmännische Berufsausbildung mit relevanter Berufserfahrung.
- Berufserfahrung: Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Back Office, Büromanagement oder ähnlichen Tätigkeiten.
- Softwarekenntnisse: Sehr gute Kenntnisse und mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Anwendung der Programme Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote.
- Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens Niveau C1) in Wort und Schrift.
- Persönliche Eigenschaften: Hohe Eigeninitiative, Teamfähigkeit sowie Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen. Selbständige und strukturierte Arbeitsweise sowie exzellentes Zeitmanagement.
- Kommunikation: Adressatengerechte, flexible und klare Kommunikation sowohl intern als auch extern.
- Zusätzliche wünschenswerte Qualifikationen:
- Erfahrung im öffentlichen Sektor: Praktische Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder vergleichbaren Bereichen.
- Protokollierung und Berichterstattung: Erfahrung in der Erstellung von Protokollen und Berichten sowie in der Dokumentation von Besprechungsergebnissen.
- Schriftgutverwaltung: Praktische Erfahrung in der nicht-digitalen Schriftgutverwaltung und im effektiven Terminmanagement.
- IT-Ticketsysteme: Erste Erfahrungen mit der Nutzung von IT-Ticketsystemen, idealerweise mit USU IT Service Management.
- Datenmanagement: Erfahrung in der Datenpflege, -verwaltung und im Reporting, um systematisch und präzise Auswertungen zu erstellen.
- Intranet-Management: Erfahrung in der Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten oder internen Portalen.
- Lizenzmanagement: Kenntnisse im Bereich Softwaremanagement und Lizenzmanagement sowie relevante Zertifikate.
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