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Assistenz/Sekretariat (w/m/d) der Dezernentin
Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Heidelberg, Neckar (DE)
Aktualität: 20.12.2024
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20.12.2024, Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Heidelberg, Neckar (DE)
Assistenz/Sekretariat (w/m/d) der Dezernentin
Über uns:
Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 30.000 Studierenden und 8.400 Mitarbeiterinnen, darunter zahlreiche Spitzenforscherinnen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.
Aufgaben:
- Professionelle deutsch- und englischsprachige Kommunikation in Wort und Schrift
- Office-Management: Organisations- und Managementaufgaben, die in einem Sekretariat anfallen
- Terminmanagement für die Termine der Dezernentin inkl. Vor- und Nachbereitung der Besprechungen
- Kommunikation, z. B. mit Studierenden, Mitarbeiter*innen, Instituten und externen Stellen
- Unterstützung bei Beschaffungsprozessen, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial
- Selbstständige Bearbeitung von Rechnungen in der E-Rechnung
- Planungsaufgaben, z. B. Tagungen, Dienstreisen
- Themenspezifische Unterstützung: Recherchetätigkeiten und Aufbereitung der Ergebnisse, Protokollführung in Besprechungen
- Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, z. B. Konferenzen oder Workshops
Qualifikationen:
- Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Tätigkeit
- Erfahrung in Verwaltung
- Selbständiges Arbeiten wird erwartet
- Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
- Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Programme und Bereitschaft zur Einarbeitung in Software für die o. g. Verwaltungs- und Koordinationsaufgaben
- Organisations- und Planungsstärke
- Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
- Repräsentatives und freundliches Auftreten
Wir bieten:
- Einen vielseitigen und ansprechenden Arbeitsplatz in einem kollegialen Umfeld
- Eine fundierte Einarbeitung
- Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes
- Ein vielfältiges universitäres Angebot wie ein bezuschusstes Deutschlandticket, Veranstaltungen, Hochschulsport und interne Weiterbildung
Unser Kontakt:
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis 20.01.2025 in einer PDF-Datei (alle Unterlagen in einer Datei) per E-Mail senden an: dezernat2@zuv.uni-heidelberg.de (https://mailto:dezernat2@zuv.uni-heidelberg.de) .
Weitere Informationen:
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt (https://www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt) .
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