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Assistenz Office Management der Intendanz (w/m/d)
Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH KBB - Verwaltung
Berlin (DE)
Aktualität: 21.09.2024
Anzeigeninhalt:
21.09.2024, Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH KBB - Verwaltung
Berlin (DE)
Assistenz Office Management der Intendanz (w/m/d)
Aufgaben:
· Unterstützung des Intendanten in allen organisatorischen und administrativen Belangen des Tagesgeschäfts, sowie allgemeine Bürotätigkeiten inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Organisation von Dienstreisen
· Koordination des digitalen und analogen Posteingangs des Intendanten und Führen seiner Korrespondenz, inkl. Ablage
· Strukturierung und Überwachung der Termine des Intendanten
· Vorbereitende Buchhaltung für Abrechnung von Kosten im Intendanzbüro, inkl. Kreditkarten- und Paypalabrechnung
· Koordination des internen Informationsaustausches zwischen dem Intendanten, den Programmbereichen der Berliner Festspiele und den Geschäftsbereichen der KBB GmbH
· Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und der dazugehörigen Materialien, inkl. Ablage sowie Protokollführung
· Erfassung und Pflege der Kontaktdaten des Intendanten
· Organisation der Gästebetreuung und deren Bewirtung
· Beschaffungsdurchführung gemäß VOL/A, inkl. Abrechnung
Qualifikationen:
· Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Bürokommunikation/-management oder gleichwertige Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen
· Berufserfahrung in einer Assistenztätigkeit/Vorzimmertätigkeit in einer Kulturinstitution, vorzugsweise im Theater- oder Festivalbetrieb
· Sensibilität für die besonderen Belange einer Kultureinrichtung
· Großes Organisationstalent und eigenständiges Arbeiten
· Teamfähigkeit, Flexibilität in Belastungssituationen sowie sicheres und freundliches Auftreten
· Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Software und beherrschen insbesondere die Terminkoordination über Outlook
· Sprachkenntnisse in Deutsch Level C1 und Englisch Level B2 gemäß GER
Standorte