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Assistenz für das Geschäftszimmer des Präsidenten
Hessisches Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformation
Wiesbaden (DE)
Aktualität: 17.10.2024
Anzeigeninhalt:
17.10.2024, Hessisches Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformation
Wiesbaden (DE)
Assistenz für das Geschäftszimmer des Präsidenten
Aufgaben:
- Unterstützung des Präsidenten des HLBG bei der Führung seiner Geschäfte
- Organisation und Koordinierung von Aufgaben und Abläufen im Geschäftszimmer sowie die Terminplanung und -koordinierung des Präsidenten und der Stabsstelle
- Bearbeitung der täglichen Korrespondenz sowie Empfang, Begleitung und Bewirtung der Besucherinnen und Besucher
- Überarbeitung und Visualisierung der Reden des Präsidenten
- Vor- und Nachbereitung von Reisen einschließlich der elektronischen Reisekostenabrechnungen und von Sitzungen und Besprechungen, sowie die Protokollführung und die Unterstützung bei der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen.
- eigenverantwortliche Bearbeitung der elektronischen Aktenführung des Präsidenten und die strukturierte Dokumentenablage.
- Zusammenarbeit im Team mit den anderen Beschäftigten in den Vorzimmern der Abteilungsleitungen im HLBG sowie deren Vertretung bei Abwesenheit
Qualifikationen:
- eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r bzw. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung oder
- ein abgeschlossenes Hochschulstudium und mehrjährige Berufserfahrung in dem oben genannten Aufgabenbereich
- einen sicheren Umgang mit den gängigen Instrumenten und Verfahren der Bürokommunikation, vor allem mit den Anwendungsprogrammen von MS-Office.
- eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise und nachgewiesene deutsche Sprachkenntnisse nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen auf Niveau C 2.
- eine sehr hohe Organisations- und Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten sowie eine ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung
- eine selbstständige, sorgfältige und effiziente Arbeitsweise sowie Verschwiegenheit und Loyalität
- Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung und der Büroorganisation;
- Grundkenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
- mehrjährige Berufserfahrung in dem oben genannten Aufgabenbereich
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