- Professionelle Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten, wie z. B. Termin- und Veranstaltungsmanagement, Wiedervorlagen, Reisemanagement - Eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz sowie Rechnungsbearbeitung - Verantwortung für die Einhaltung von Fristen und Terminen, z. B. für Stadtratsanfragen und AR-Sitzungen für die Fachabteilungen sowie Rechtsangelegenheiten - Gremienarbeit: - Überwachung aller Gremientermine (Berichterstattung, Aufsichtsratssitzungen, Quartalsberichte, Fachbeiratssitzungen) und Sicherstellung der fristgerechten Vor- und Nachbereitung von Unterlagen - Unterstützung in der Erstellung und Korrektur von Gremienunterlagen, Quartalsberichten, Kommunikationsmedien, Präsentationen, Protokolle, Tagesordnungen und Lektorat - Begleitung und Unterstützung in bereichs-/ unternehmensübergreifenden Projekten - Recherche und Analyse zur Erstellung fundierter Entscheidungsvorlagen - Mitarbeit bei der Ausarbeitung betriebsinterner Richtlinien und Prozessanweisungen - Vorbereitung und Verwaltung von Vertragsdokumenten - Erstellung von Präsentationen und Konzepten für Vorträge sowie deren Ausformulierung - Planung, Nachbereitung und Protokollierung von Meetings, Veranstaltungen und Sitzungen, inklusive Gästebetreuung - Pflege der Kundenkontakte und Verwaltung wichtiger Akten und Verträge sowie Archivverantwortung - Sie agieren als Power-User für den SharePoint und stellen die Einsatzbereitschaft der Bürotechnik sicher