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Assistent/-in im Dekanat (w/m/d) Kenn-Nr. 95/2024
Universität Potsdam
Potsdam (DE)
Aktualität: 03.08.2024
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03.08.2024, Universität Potsdam
Potsdam (DE)
Assistent/-in im Dekanat (w/m/d) Kenn-Nr. 95/2024
Aufgaben:
Die Stelle ist im Dekanat der Juristischen Fakultät angesiedelt, einer vergleichsweise kleinen Fakultät mit 17 Strukturprofessuren. Die Team-Assistenz unterstützt den Dekan und den/die Fakultätsgeschäftsführer/-in1 bei der Bewältigung des laufenden Tagesgeschäfts. Er/Sie verfügt über ein breitgefächertes Aufgabenspektrum an typischen Sekretariatsaufgaben und arbeitet eng mit den zentralen Dezernaten für Haushalts- und Personalangelegenheiten zusammen.
· eigenständiges Führen der Sekretariatsgeschäfte (u. a. Terminplanung, Telefondienst, Korrespondenz, Postbearbeitung, Wiedervorlage, Aktenablage, Scan- und Kopierarbeiten)
· Vorbereitung von Personalangelegenheiten (Einstellungs- und Verlängerungsanträge, Verwaltung von Urlaubsscheinen und Vertragslaufzeiten)
· Beschaffung und Inventarisierung (Bedarfsermittlung, Vorbereiten von Beschaffungsanträgen und Zahlungsverfügungen, Kontrolle der Mittelabflüsse)
· Raum- und Schlüsselverwaltung sowie Vergabe von Besprechungsräumen
· Planung und Vorbereitung von Dienstreisen einschließlich Abrechnung
· Mitwirkung bei der Organisation von Gremiensitzungen, Tagungen und Veranstaltungen
· administrative Unterstützung anderer Fakultätsbereiche bei dringendem Bedarf (ggf. Springerfunktion)
Qualifikationen:
· abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungs- oder Büroberuf oder vergleichbarer Abschluss
· Kommunikations-, Kooperations- und Teamfähigkeit
· Belastbarkeit bei typischen Arbeitsspitzen im Semesterverlauf
· Fähigkeit zu konzentrierter, gründlicher und selbständiger Arbeit sowie zur Aufgabenpriorisierung; Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
· freundliches und sicheres Auftreten im Publikumsverkehr und am Telefon
· sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit den Mitteln moderner Bürokommunikation (MS Office, insb. Word und Excel, TYPO3) und mit elektronischen Medien
· sehr gute mündliche und schriftliche Kompetenzen, sichere Orthographie
· haushaltsrechtliche Grundkenntnisse wünschenswert
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