Informationen zur Anzeige:
Assistent der Amtsleitung (m/w/d)
Landkreis Elbe-Elster Der Landrat
Herzberg, Elster (DE)
Aktualität: 17.10.2024
Anzeigeninhalt:
17.10.2024, Landkreis Elbe-Elster Der Landrat
Herzberg, Elster (DE)
Assistent der Amtsleitung (m/w/d)
Aufgaben:
organisatorische Büroarbeiten, Korrespondenz und Aktenverwaltung, u. a.
- die Büroorganisation und administrative Verwaltung des Sekretariats
- Postbearbeitung sowie Telefondienst
- organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Beratungen (auch virtuell)
- Sichtung, Aufbereitung und Vorlage von Unterschriftenmappen
- Erteilung mündlicher und schriftlicher allgemeiner Auskünfte bzw. Vermittlung von Ansprechpartnern
- Beschaffung von Büromaterial für das Amt
den Aufbau und die eigenständige Organisation eines Terminmanagements inkl. koordinierender Terminplanung und -überwachung für den Amtsleiter einschließlich der administrativen Vorbereitung entsprechender Unterlagen
die Überwachung der Umsetzung bzw. des Abschlusses amtsinterner Verwaltungsvorgänge
- Prüfung der Akten auf Vollständigkeit in Bezug auf vorgelegte Bescheinigungen/Nachweise
- schriftliche Mitteilungen an Antragsteller zur Nachforderung fehlender Unterlagen
- umfangreiche GIS-Recherchen zur Ergründung der Bauzustände
- Kontrolle (ggf. unter Wahrnehmung vereinzelter Außendiensttätigkeiten)
- digitale Archivierung
die Beteiligung bei der Haushaltsplanung und -bewirtschaftung
Qualifikationen:
eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine kaufmännisch verwaltende Berufsausbildung
Grundkenntnisse der einschlägigen Gesetzgebung bzw. die Bereitschaft sich in erforderliche Gesetzesgrundlagen einzuarbeiten (BauGB, BbgBO, VwVfG etc.)
eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie organisatorisches Geschick bei der Terminplanung
eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift, verbunden mit einer sehr guten deutschen Rechtschreibung
sicheres und repräsentatives Auftreten
Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität
einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und neuen Medien sowie die Bereitschaft sich in individuelle Anwenderprogramme des Fachamtes einzuarbeiten
Offenheit gegenüber der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben innerhalb des Einsatzbereiches
einen gültigen Pkw-Führerschein und die Bereitschaft zur Nutzung des privaten Pkw für dienstliche Zwecke
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