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Administrative Coordinator | M/W/D - Referenz 000603
consult16 GmbH
Mainz am Rhein (DE)
Aktualität: 24.04.2024
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24.04.2024, consult16 GmbH
Mainz am Rhein (DE)
Administrative Coordinator | M/W/D - Referenz 000603
Über uns:
Die consult16 GmbH betreut die unterschiedlichsten Mandanten. Wir sind dabei branchenunabhängiger und strategischer Partner unserer Mandanten für eine kompetente Beratung und Vermittlung von Fach- und Führungskräften bis auf Managementniveau.
Unsere Expertise deckt den gesamten Wertschöpfungsprozess moderner Unternehmen ab, in allen Disziplinen -technisch, betriebswirtschaftlich oder gewerblich.
Gemeinsam mit unseren Mandanten arbeiten wir an interessanten und technologisch innovativen Projekten. Unsere branchenübergreifende Erfahrung und die konsequente Orientierung an die Kundenanforderungen macht uns zu DEM vertrauenswürdigen Partner vieler namhaften Unternehmen - besonders, wenn Projekte, Großaufträge oder Ausfälle von Stammpersonal, einen qualifizierten, flexiblen oder zeitnahen Personaleinsatz erfordern.
Für ein international erfolgreiches Pharmaunternehmen im Großraum Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Eintritt, in Teil- oder Vollzeit (mind. 80 %) zunächst im Rahmen der ANÜ
Aufgaben:
· Posteingangsverwaltung elektronischer und nicht-elektronischer Postfächer mit Fokus auf Priorisierung und Handlungsmöglichkeiten für eigene Führungskräfte und teilweise selbständige Beantwortung von Anfragen nach Weisung.
· Sitzungsmanagement - Verstehen von Sitzungen (nicht kommerzieller Inhalt) und Verfassen von Protokollen, Nachverfolgung von Maßnahmen, etc.
· Reisemanagement - Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen.
· Mitwirkung bei der Planung und Überwachung verschiedener Budgets (z.B. Personal, Reisen) und deren Controlling.
· Standardisiertes Beschaffungsmanagement - Bestellung von Materialien, Dienstleistungen und Geräten/Arbeitsmitteln sowie Versand von Dokumenten und Materialien unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben und ggf. Unterstützung bei Vertragsverhandlungen.
· Sicherstellung eines zielgerichteten Kommunikationsflusses in überwiegend organisatorischen, administrativen und personellen Angelegenheiten (z.B. Erstellung und Versand von Rundschreiben/Bekanntmachungen)
Qualifikationen:
· Umfassende Kenntnisse im allgemeinen Büromanagement und Projektmanagement.
· Erfahrung und sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen.
· Erfahrung im Umgang mit verschiedenen Systemen (z.B. SAP, Concur, CTMS (Clinical Trial Management System), CORA bevorzugt.
· Fließende Englischkenntnisse erforderlich.
Wir bieten:
Auf dieser Basis können wir die Fähigkeiten unserer Mitarbeiter:innen, ob Berufsanfänger:in oder Professional, optimal einsetzen und unseren Mandanten auch in komplexen Fällen ein individuell angepasstes Personalkonzept vorlegen.
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