Coordinator (m/w/d) - Airline Services and Academy

Der Coordinator for Airline Services and Academy ist für die Verwaltung und Koordinierung der internen und externen Kommunikation, die Veranstaltungslogistik und die Unterstützung der Ausbilder zuständig. Darüber hinaus umfasst die Funktion die Überwachung der Social-Media- und Marketing-Aktivitäten von Airline Services und Academy in Zusammenarbeit mit der Muttergesellschaft SITA, um eine einheitliche und abgestimmte Kommunikationsstrategie zu gewährleisten. Die Person arbeitet eng mit dem Training Manager zusammen, um einen reibungslosen Betrieb der Flight Dispatch Academy und der Service Unit zu gewährleisten. Koordinierung von Veranstaltungen und Unterstützung von Ausbildern: 1. Veranstaltungskoordination: Planung und Koordinierung interner und externer Veranstaltungen der Service Unit und der Flight Dispatch Academy, um sicherzustellen, dass alle logistischen Aspekte effizient abgewickelt werden. 2. Kommunikation mit Ausbildern: Verwalten und Unterstützen der Kommunikation mit Ausbildern, Versenden von Erinnerungen, Aktualisierungen und wichtigen Informationen zu anstehenden Schulungen. 3. Hotelbuchungen: Unterstützung bei der Buchung von Hotels für Ausbilder im Voraus für Unterrichtssitzungen oder Veranstaltungen. Kommunikation und E-Mail-Verwaltung: 1. E-Mail-Verwaltung: Verwaltung von Routine-E-Mails von Fluggesellschaften, privaten Bewerbern und Partnern, Kennzeichnung wichtiger Nachrichten für den Ausbildungskoordinator und Sicherstellung einer rechtzeitigen Weiterverfolgung. 2. Ablage von Dokumenten: Sortieren und Ablegen wichtiger Dokumente (sowohl physisch als auch digital), Gewährleistung der Zugänglichkeit und Organisation gemäß den Richtlinien des Ausbildungskoordinators. 3. Unterstützung bei der Terminplanung: Pflege und Aktualisierung von Terminen für Schulungssitzungen, Besprechungen und Fristen in Abstimmung mit dem Schulungskoordinator. Koordinierung der sozialen Medien und des Marketings: 1. Verwaltung der sozialen Medien: Beaufsichtigung und Verwaltung von Konten in sozialen Medien (LinkedIn, Facebook, Instagram), um sicherzustellen, dass regelmäßig Inhalte zu Schulungen, Veranstaltungen und Aktualisierungen der Akademie veröffentlicht werden. Dazu gehört auch die Erstellung von Inhalten oder die Zusammenarbeit mit externen Anbietern, falls erforderlich. 2. Marketing-Kampagnen: Zusammenarbeit mit den Marketing- und Kommunikationsteams von SITA, um die Marketingbemühungen von ASISTIM mit den Strategien des Mutterunternehmens abzustimmen. Koordinierung aller Marketingaktivitäten, einschließlich Online-Kommunikation, Newsletter und Werbekampagnen. 3. Koordinierung der Inhalte: Sicherstellen, dass die Kommunikationsmaterialien für Marketing, soziale Medien und Online-Plattformen mit den Zielen der Akademie übereinstimmen und den Markenrichtlinien von SITA entsprechen. 1. Vorbereitung von Materialien: Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Schulungsmaterialien, einschließlich Handouts, Präsentationen und digitaler Inhalte, nach Anweisung des Schulungsleiters. 2. Datenbankeingabe: Eingabe relevanter Daten, wie z. B. Teilnehmerlisten und Anwesenheitslisten, in Tabellen und Datenbanken unter der Aufsicht des Schulungsleiters. 3. Unterstützung bei virtuellen Plattformen: Mithilfe bei der Einrichtung und Verwaltung virtueller Plattformen (z. B. Moodle, BigBlueButton) und Hochladen der erforderlichen Schulungsdateien nach Anweisung des Schulungskoordinators. 4. Qualitätskontrolle: Verantwortlich für die Einhaltung der Qualitätsregeln gemäß unserem Qualitätsmanagementsystem. Kommunikation mit den Behörden, die Auszubildende mit einem Bildungsgutschein (AZAV) entsenden. Unterstützung der Auszubildenden und der Interessenvertreter: 1. Unterstützung der Auszubildenden: Unterstützung der Auszubildenden durch Beantwortung von Fragen, Weiterleitung von Anfragen und Sicherstellung, dass sie alle notwendigen Informationen für die Schulungen erhalten. 2. Aufzeichnungsmanagement: Führen Sie Schulungsunterlagen, Anwesenheitslisten und Feedback-Formulare und halten Sie diese geordnet und zur Überprüfung durch den Schulungskoordinator bereit. 1. Präsenzschulung in Hannover: Sicherstellung der physischen Anwesenheit während der Präsenzschulungen in Hannover.