Bürokraft (m/w/d)

Zweck und Ziel der Stelle - Kaufmännische Unterstützung der Bauleitung in allen anfallenden operativen, Konzeptionellen und organisatorischen Aufgabenstellungen - Mitarbeit im Rahmen von Projekten und Durchführung themenspezifischer Recherchen - Terminorganisation sowie Erstellung und Bearbeitung des internen und externen Schriftverkehrs - Bearbeitung aller administrativen Aspekte der Büroorganisation - Zusammenstellung von Baustellenunterlagen - Empfang und Betreuung von Gästen - vorbereitende Finanzbuchhaltung - Debitorenbuchhaltung - Kassenbuchführung - Buchung, Verwaltung und Abrechnung - Vorbereitung/Mitwirkung bei der Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen - Aufbereitung von Zahlen für das Controlling - Unterstützung in der Kreditorenbuchhaltung, Darlehens- und Anlagenbuchhaltung - Verwaltung von Datenbanken - Eingangsrechnungen prüfen - Kreditorische Geschäftsvorfälle buchen und Zahlungsdifferenzen klären - Kreditorenstammdaten bearbeiten - Zahlungsverkehr - Jahresabschluss vorbereiten - Telefonannahme, Bearbeitung eingehender Post und Emails - Administrative Aufgaben, z.B. Bestellungen, Einkäufe, Recherchen - Rechnungen schreiben, Überwachung der Zahlungseingänge, Mahnungen - Kommunikation mit Dienstleistern, Partnern, Steuerberatung - Telefonische Kontaktaufnahme in der Angebotsphase von externen Partnern - Anforderung von Bescheinigungen und Unterlagen von Vertragspartnern - Eigenverantwortliches Führen von abgestimmten Beschaffungsvorgängen - Erzeugung von Zuschlagsschreiben und Versand von Vertragsunterlagen - Schnittstelle zu dem Bau- und Projektteam - Vor- und Nachbereitung von Besprechungen - Unterstützung der Einkaufsleitung und des Projekteinkaufes bei administrativen Aufgaben - Aktive Mitwirkung im Lieferantenmanagement (digitaler Versand von Ausschreibungen, Erfassung von Angeboten, Vorbereitung von Preisspiegeln) - Zudem schreiben Sie Angebote und Rechnungen in unserem internen Programm. - Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen - Dokumentenverwaltung und Archivierung - Funktion als primärer Ansprechpartner für Steuerberater und Banken - Vorbereitende Lohnabrechnung - Kundenorientiert Kontaktdaten für Stellenanzeige