B123-K08 Assistenz (m/w/d)

- Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle der administrativen Vorgänge der Abteilung nach Auftrag, Zielsetzung und Terminstellung - Betreuung der Projektsteuerung (softwareseitig) für alle Projekte, an denen die Abteilung Verfahrensgrundlagen federführend beteiligt ist - Begleitung aller laufenden Projekte der Abteilung Verfahrensgrundlagen und ggf. Rückmeldung bei Problemen und zeitlichen Verzögerungen an die Abteilungsleitung - Abstimmung mit dem zentralen Projektmanagement - Öffnen und Verteilen der Eingangspost - Erledigen der Korrespondenz der Abteilungsleitung - Verwaltung der Registratur des Schriftguts - Führen und Überwachen der Terminplanung - Reisemanagement der Dienstreisen der Abteilungsleitung und der Mitarbeiter im Abteilungsbereich - Buchung von Hotelübernachtungen für Experten - Verantwortung für die Bewirtung und Unterbringung von Besuchern - Unterstützung bei der Betreuung der Telefon-Hotline