Abteilungsassistenz (m/w/d/k. A.)
13.09.2024
Deutsches Zentrum für Integrations- und Migrations- forschung (DeZIM) e.V.
Berlin (DE)
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Deutsches Zentrum für Integrations- und Migrations- forschung (DeZIM) e.V.
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Informationen zur Anzeige:
Abteilungsassistenz (m/w/d/k. A.)
Deutsches Zentrum für Integrations- und Migrations- forschung (DeZIM) e.V.
Berlin (DE)
Aktualität: 13.09.2024
Anzeigeninhalt:
13.09.2024, Deutsches Zentrum für Integrations- und Migrations- forschung (DeZIM) e.V.
Berlin (DE)
Abteilungsassistenz (m/w/d/k. A.)
Aufgaben:
- Unterstützung von voraussichtlich zwei wissenschaftlichen Fachabteilungen in der Koordination, Vorbereitung, Ausführung und Nachbereitung von wissenschaftlichen Veranstaltungen, Meetings und Workshops
- Grammatikalische Überarbeitung von Texten, Handouts und sonstigen Schreiben
- Unterstützung beim Dienstreisemanagement, d.h. Recherche von Hotels und Flügen, Vorbereitung von Dienstreiseabrechnungen
- Durchführung von Marktrecherchen, bspw. für Veranstaltungsräume
- Kommunikation mit externen Partner*innen, Ministerien, Gremien sowie mit Gästen
- Pflege von Kontaktdatenbanken
- Terminkoordinierung und Postein- und ausgang
- Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung
- AnsprechpartnerIn für die WissenschaftlerInnen
Qualifikationen:
- Sie haben mindestens eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/-mann für Büromanagement und einschlägige mehrjährige Berufserfahrung oder einen Bachelorabschluss im Bereich Sozialwissenschaften
- Sie sind vertraut mit der Arbeit in außeruniversitären Strukturen sowie im internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld
- Sie haben Interesse und idealerweise Kenntnisse der deutschen Hochschul- oder Wissenschaftslandschaft im Themenfeld des DeZIM
- Sie sind sicher und professionell in der Kommunikation mit Behörden, Verbänden und NGOs
- Sie haben die Bereitschaft, sich in neue Themenkomplexe einzuarbeiten
- Sie verfügen über gute EDV-Kenntnisse (gängige Office Pakete: Word, Excel, Powerpoint etc.) und sind sicher im Umgang mit virtuellen Meetingtools (bspw. Zoom, Webex)
- Sie haben ein sicheres und souveränes Auftreten sowie diversitätssensible Kompetenz und Teamfähigkeit
- Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift. Weitere Sprachkenntnisse sind begrüßenswert
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