Mitarbeiter*in im Sekretariatsdienst
25.09.2024
ver.di Dienstleistungs- Gewerkschaft
Leipzig (DE)
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Mitarbeiter*in im Sekretariatsdienst
ver.di Dienstleistungs- Gewerkschaft
Leipzig (DE)
Aktualität: 25.09.2024
Anzeigeninhalt:
25.09.2024, ver.di Dienstleistungs- Gewerkschaft
Leipzig (DE)
Mitarbeiter*in im Sekretariatsdienst
Aufgaben:
Allgemeine Sekretariatsaufgaben
- allgemeine Bürotätigkeiten (Kopieren, Materialbestellung,
- Versand von Informationsmaterial, Informationsbeschaffung (auch im Internet/Intranet), etc.)
- Postbearbeitung
- Verteiler aufbauen und pflegen
- Telefonvermittlung an zuständigen Bearbeiterin, einfache Telefonauskünfte, Terminplanung, Terminüberwachung
- Organisation und Nachhalten technischer und logistischer Abläufe in der Landesbezirksverwaltung (Materialwirtschaft, Bestellen von Bürobedarfsmaterial, Überwachen der Bestandsmaterialien)
- Schreibarbeiten, Textbearbeitung von Standardtexten, Erstellen von Briefentwürfen
- Text- und Präsentationsgestaltung nach Vorgaben (Flugblätter, Informationsmaterial, Präsentationen)
- einfache Reiseplanung
- Reisekostenabrechnung erstellen und überprüfen
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Seminaren nach Vorgabe, Bestellen von Räumen, Organisieren der Bewirtung, Rezeptionstätigkeit
- MIBS-Bearbeitung und Abfragen aller Daten
- Kostenstellen ermitteln und eintragen
Formale Abschlüsse
Qualifikationen:
Gute Fachkenntnisse und Fertigkeiten, erworben durch abgeschlossene Berufsbildung von mindestens drei Jahren oder vergleichbare Berufserfahrung.
- allgemeine gewerkschaftliche und ver.di-spezifische Kenntnisse
- einschlägige Verwaltungskenntnisse
- Zielgruppenkenntnisse
- Sicherheit in der deutschen Sprache in Wort und Schrift
Informationstechnische Kenntnisse
- gute Kenntnisse verschiedener Soft- und Hardware
- Grundvoraussetzung sind gute Umgangsformen, sozialkommunikative Fähigkeiten, sozialkommunikative Kompetenz auch am Telefon, Teamfähigkeit
- Grundlegende Fähigkeit, Kritik und Beschwerden aufzunehmen, im Rahmen des eigenen Aufgabengebietes zu klären oder an zuständige Dritte weiterzuleiten
- selbständige Bearbeitung von Standardvorgänge
- Belastbarkeit, auch im Umgang mit Mehrfachanforderungen
- Kritik- und Konfliktfähigkeit
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- fachliche Verantwortung für die eigenständige Abarbeitung der übertragenen Aufgaben
- vertraulicher Umgang mit Daten und Informationen
Standorte