Mitarbeiter*in im Sekretariatsdienst (m/w/d) Vollzeit in München

Für den ver.di-Bezirk München suchen wir ab sofort Kompetenzen:  Freude am Umgang mit Mitgliedern  Fähigkeit mit schwierigen Situationen umzugehen  Bereitschaft zur Teamarbeit  Flexibilität für Vertretungsaufgaben  Kommunikative und soziale Kompetenz Anforderungsprofil: - Abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung - Kenntnisse im Umgang mit MS-Office Programmen - Bereitschaft zur Qualifizierung - Praktische Erfahrungen in der Mitgliederbetreuung Stellenbeschreibung / Aufgabenschwerpunkte: - Anfragen, Anträge, Beschwerden entgegennehmen Anliegen klären, an zuständige Stelle weiterleiten - Beratungstermine vergeben, Beratungsgespräche Vorbereiten - Eigenständige und abschließende Bearbeitung von Standardanfragen - Auskünfte zu ver.di erteilen (Leistungen, Struktur, Zuständigkeiten) - Posteingang und Postausgang mit eigenständiger Beantwortung im Rahmen der Vorgaben - Verteiler aufbauen und pflegen Organisatorische Zuarbeit - Vorbereiten von Sitzungen und Besprechungen - Führen des Protokolls - Beschaffen, auswählen, aufbereiten der vom Vorgesetzten benötigten Informationen im Rahmen Definierter Vorgaben - Eigenständige Bearbeitung von Standardsachverhalten im Zuständigkeitsbereich - Terminplanung, Überwachung und Koordination Schriftverkehr - Erstellen von Briefen und Mails - Schreibarbeiten eigenständig - Textbearbeitung von Standardtexten - Eigenständige Text- und Präsentationsgestaltung nach Häufig wechselnden Vorgaben (Flugblätter, Informationsmaterial, Präsentationen) Telefonanfragen - Telefonvermittlung an zuständige/n Bearbeiter*in - Telefonauskünfte im eigenen Zuständigkeitsbereich Büroverwaltende Tätigkeiten - Allgemeine Bürotätigkeiten - Kopieraufträge - Materialbestellung - Versand von Informationsmaterial - Informationsbeschaffung (Internet/Intranet) - Wiedervorlagen - Ablage Allgemeine organisatorische Tätigkeiten - Reiseplanung und Organisation - Bestellen von Räumen, Organisation der Bewirtung - Unterstützung bei Organisation von Veranstaltungen MIBS (Mitgliederdatenbank: wird geschult) - Abfragen aller Art - Bearbeitung aller Daten Auswertungen - Bestehende Statistiken abrufen, grafisch aufbereiten, - - Selektionen vornehmen Rechnungswesen - Reisekostenabrechnung erstellen/überprüfen - Vorprüfung von Rechnungen - Einfache Abrechnungen (Sachmittel etc.) erstellen - Kostenstellen ermitteln und eintragen - Zuarbeit zum Controlling im Zuständigkeitsbereich Schwerbehinderte werden, wenn ihre Qualifikation dem Anforderungsprofil entspricht, bevorzugt berücksichtigt.