- Eigenverantwortliche und proaktive Vereinbarung und Überwachung der Terminkoordination sowie Teilnahme und Protokollierung an ausgewählten Besprechungen - Übernahme Organisation von abteilungsinternen Gremien wie z.B. Vor- und Nachbereitung, Moderation und Teilnahme an den Gremien - Selbständige Beschaffung von Informationen und Unterlagen sowie Klärung von Sachfragen, die Kenntnisse über die aktuellen Geschäftsvorgänge im Zuständigkeitsbereich der Vorgesetzten voraussetzen - Sichtung der Eingangspost, dazugehörige Unterlagen und Geschäftsvorgänge beifügen und verteilen, sowie Überprüfung der Ausgangspost auf Richtigkeit und Vollständigkeit - Planung und Prüfung von Geschäftsreisen der Abteilung sowie Durchführung und Unterstützung der Reisekostenabrechnung - Übernahme administrativer Sekretariatsaufgaben wie bspw. AWF-Erstellung, Bestellung Büromaterial, Erstellung Vorgänge in C4D, IT-Koordinatoren Rollen, Sicherheitsunterweisungen für (neue) Mitarbeitende - Aufbau und Verwaltung der Ablage sowie selbständige Bearbeitung von Geschäftsvorgängen unter Berücksichtigung und Anwendung bzw. Auslegung von Regelungen und Richtlinien