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Mitarbeiter*in im Sekretariatsdienst (m/w/d) Vollzeit in München
ver.di Dienstleistungs-Gewerkschaft
München (DE)
Aktualität: 26.09.2024
Anzeigeninhalt:
26.09.2024, ver.di Dienstleistungs-Gewerkschaft
München (DE)
Mitarbeiter*in im Sekretariatsdienst (m/w/d) Vollzeit in München
Aufgaben:
Für den ver.di-Bezirk München suchen wir ab sofort
Kompetenzen:
Freude am Umgang mit Mitgliedern
Fähigkeit mit schwierigen Situationen umzugehen
Bereitschaft zur Teamarbeit
Flexibilität für Vertretungsaufgaben
Kommunikative und soziale Kompetenz
Anforderungsprofil:
- Abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare
Berufserfahrung
- Kenntnisse im Umgang mit MS-Office Programmen
- Bereitschaft zur Qualifizierung
- Praktische Erfahrungen in der Mitgliederbetreuung
Stellenbeschreibung / Aufgabenschwerpunkte:
- Anfragen, Anträge, Beschwerden entgegennehmen
Anliegen klären, an zuständige Stelle weiterleiten
- Beratungstermine vergeben, Beratungsgespräche
Vorbereiten
- Eigenständige und abschließende Bearbeitung von
Standardanfragen
- Auskünfte zu ver.di erteilen
(Leistungen, Struktur, Zuständigkeiten)
- Posteingang und Postausgang mit eigenständiger
Beantwortung im Rahmen der Vorgaben
- Verteiler aufbauen und pflegen
Organisatorische Zuarbeit
- Vorbereiten von Sitzungen und Besprechungen
- Führen des Protokolls
- Beschaffen, auswählen, aufbereiten der vom
Vorgesetzten benötigten Informationen im Rahmen
Definierter Vorgaben
- Eigenständige Bearbeitung von
Standardsachverhalten im Zuständigkeitsbereich
- Terminplanung, Überwachung und Koordination
Schriftverkehr
- Erstellen von Briefen und Mails
- Schreibarbeiten eigenständig
- Textbearbeitung von Standardtexten
- Eigenständige Text- und Präsentationsgestaltung nach
Häufig wechselnden Vorgaben
(Flugblätter, Informationsmaterial, Präsentationen)
Telefonanfragen
- Telefonvermittlung an zuständige/n Bearbeiter*in
- Telefonauskünfte im eigenen Zuständigkeitsbereich
Büroverwaltende Tätigkeiten
- Allgemeine Bürotätigkeiten
- Kopieraufträge
- Materialbestellung
- Versand von Informationsmaterial
- Informationsbeschaffung (Internet/Intranet)
- Wiedervorlagen
- Ablage
Allgemeine organisatorische Tätigkeiten
- Reiseplanung und Organisation
- Bestellen von Räumen, Organisation der Bewirtung
- Unterstützung bei Organisation von Veranstaltungen
MIBS (Mitgliederdatenbank: wird geschult)
- Abfragen aller Art
- Bearbeitung aller Daten
Auswertungen
- Bestehende Statistiken abrufen, grafisch aufbereiten, - - Selektionen vornehmen
Rechnungswesen
- Reisekostenabrechnung erstellen/überprüfen
- Vorprüfung von Rechnungen
- Einfache Abrechnungen (Sachmittel etc.) erstellen
- Kostenstellen ermitteln und eintragen
- Zuarbeit zum Controlling im Zuständigkeitsbereich
Schwerbehinderte werden, wenn ihre Qualifikation dem Anforderungsprofil entspricht, bevorzugt berücksichtigt.
Qualifikationen:
Soft-Skills: Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit, Selbständiges Arbeiten, Organisationsfähigkeit, Leistungsbereitschaft
Standorte
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