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Assistenz der Kaufmännischen Betriebsleitung, Steuerungsunterstützung
Stadt Bielefeld
Bielefeld (DE)
Aktualität: 26.09.2024
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26.09.2024, Stadt Bielefeld
Bielefeld (DE)
Assistenz der Kaufmännischen Betriebsleitung, Steuerungsunterstützung
Aufgaben:
Ihre künftigen Aufgaben 1. Steuerungsunterstützung der kaufmännischen Betriebsleitung, insbesondere
Unterstützung im operativen Tagesgeschäft (u.a. Telefonate, Termin- und Dienstreisekoordination)
Zusammenstellung von entscheidungsrelevanten Informationen
Antragstellung in behördlichen Genehmigungsverfahren (Bewilligungen Jugendarbeitsschutzgesetz, Sondernutzungserlaubnisse)
Administrative Aufgaben im Gesundheitsmanagement der Bühnen und Orchester
Übernahme von GEMA-Abrechnungen
1. Fördermittelmanagement
Administratives und finanztechnisches Projektmanagement (Federführung bei der Antragstellung, Koordinierung der Projektdurchführung, rechtssichere Erstellung der Verwendungsnachweise)
Zusammenarbeit mit Projektverantwortlichen, internen und externen Projekt- und Kooperationspartnern sowie mit Fördermittelgebern
Controlling und Überwachung der Einhaltung der förder- und haushaltsrechtlichen Vorgaben im Sinne eines qualitätssichernden Risikomanagements
Recherche und fachliche Bewertung öffentlicher und privater Fördermittel
Beratung der künstlerischen Sparten und Projektverantwortlichen über bestehende Förderprogramme
2. Kaufmännische Geschäftsführung der theatereigenen Ballettschule und des Kinder- und Jugendchores, Zusammenarbeit mit den jeweiligen künstlerischen Leitungen
Qualifikationen:
Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung, abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder Verwaltungslehrgang I
Bereitschaft, sich in die komplexe Aufgabenstellung des Zuwendungsrechts und der Fördervoraussetzungen einzuarbeiten
Gewissenhafte und selbständige Arbeitsweise, sehr gutes Zeitmanagement
Sicheres und fachkompetentes Auftreten, Diskretion
Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, ausgeprägtes Zahlenverständnis
Gute kommunikative Fähigkeiten, insbesondere in der engen Zusammenarbeit mit Projektverantwortlichen und Fördermittelgebern
Sicherer Umgang mit MS-Office (Excel, Word, Outlook)
Erfahrungen im Projektmanagement
Freude am Umgang mit Menschen und Arbeiten im Team
Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative
Standorte