173/2024 Institutssekretär_in (w/m/d)

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Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH

Greifswald, Hansestadt (DE)

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173/2024 Institutssekretär_in (w/m/d)

Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH

Greifswald, Hansestadt (DE)

Aktualität: 14.12.2024

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14.12.2024, Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH

Greifswald, Hansestadt (DE)

173/2024 Institutssekretär_in (w/m/d)

Über uns:

Das Helmholtz-Institut für One Health (HIOH) Greifswald ist ein Standort des Helmholtz-Zentrums für Infektionsforschung (HZI). Hier werden die Zusammenhänge zwischen der Gesundheit von Menschen, Tieren und ihrer Umwelt erforscht. Unser Ziel ist es, zoonotische Erkrankungen, antimikrobielle Resistenzen und die Evolution von Krankheitserregern besser zu verstehen und somit einen Beitrag zur Prävention von Pandemien zu leisten. Das 2021 gegründete Institut mit seinen internationalen und interdisziplinären Forschungsteams ist ein Leuchtturm für innovative One-Health-Forschung in einer der schönsten Regionen Deutschlands, direkt an der Ostsee.

Aufgaben:

Als Sekretär_in unterstützen Sie zum einen den Institutsdirektor Prof. Dr. Fabian Leendertz und die wissenschaftlichen Referentinnen. Zum anderen übernehmen Sie Aufgaben im Bereich der Organisation des Gesamtinstituts und arbeiten eng mit den wissenschaftlichen und administrativen Abteilungen am HIOH zusammen. Sie sind Teil eines internationalen Teams. Freude am Kommunizieren und an der Interaktion mit internationalen Gästen ist Ihnen sehr wichtig und wird von Ihnen gelebt. Sie stellen sich gerne der Herausforderung, sich in den abwechslungsreichen und dynamischen Arbeitsalltag im HIOH einzubringen sowie team- und lösungsorientiert zu arbeiten.
Selbstständiges Führen und Organisieren des Sekretariats
Terminplanung und -koordination, Bearbeitung von Post und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Nachhalten und Kontrolle offener Geschäftsvorgänge, sowie Ablageorganisation
Planen und Buchen von Geschäftsreisen, sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen
Einladung und Betreuung internationaler Gäste und Gastwissenschaftler_innen
Versand von Newslettern und Unterstützung in der internen Kommunikation
Unterstützung bei der Umsetzung von Personalvorgängen (bspw. bei Einstellung und Verlängerung von Hilfskräften)
Organisation von Tagungen und Konferenzen

Qualifikationen:

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann oder vergleichbare Berufsausbildung
Hohes Maß an Selbständigkeit, Flexibilität, Leistungsbereitschaft und Eigeninitiative
Organisationstalent bzgl. Informations- und Terminmanagement sowie Veranstaltungen
Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache (mündlich und schriftlich)
Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sehr gute EDV-Kenntnisse und Beherrschung gängiger PC-Anwendungen, z. B. MS-Office Programme (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), sowie gängiger Kommunikationstechnik
Ausgeprägte Teamfähigkeit
Kenntnisse in der Begleitung internationaler Projekte und Erfahrung in der Betreuung internationaler Gäste sind wünschenswert
Erfahrungen und Kenntnisse in der Verwaltung von wissenschaftlichen Einrichtungen sind wünschenswert
Französischkenntnisse sind wünschenswert
Die Fähigkeit, mitzudenken, schnell zu lernen und Probleme einfallsreich zu lösen
Freude an einer serviceorientierten Aufgabe

Wir bieten:

Eine spannende, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Forschungsinstitut mit einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld
Flexible Arbeitszeitgestaltung, Teilzeitmodelle
Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Entwicklung fachlicher Kenntnisse und persönlicher Fähigkeiten
Eine Unternehmenskultur der Wertschätzung und Förderung der Chancengleichheit
Interessante Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
Möglichkeit eines Arbeitgeberzuschusses zum Jobticket des ÖPVN

Unser Kontakt:

Nähere Auskünfte zu dieser Stelle erteilen Ihnen Herr Prof. Dr. Fabian Leendertz, E-Mail: hioh-director@helmholtz-hioh.de (https://mailto:hioh-director@helmholtz-hioh.de) .

Weitere Informationen:

Bei gleicher fachlicher Eignung erhalten Schwerbehinderte den Vorzug. Zur Wahrung Ihrer Rechte bitten wir Sie, uns bereits in Ihrem Anschreiben oder Lebenslauf einen gut erkennbaren Hinweis auf das Vorliegen eines Grades einer Schwerbehinderung zu geben. Das HZI engagiert sich aktiv für Gleichstellung, Vielfalt und Integration. Aus diesem Grund verfolgt das HZI das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Die Stelle ist teilzeitgeeignet.

Standorte

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